1.3.1 Evidencija o radnicima i radnom vremenu
mr. sc. Mislava Meter Pavić, dipl. oec. i ovl. rev., Ivan Vidas, struč. spec. oec.; mr. sc. Kornela Paunović, dipl. oec.
Odredbom Zakona o radu svim poslodavcima propisana je obveza vođenja evidencije o radnicima i njihovom radnom vremenu. Poslodavac je dužan inspektoru rada na njegov zahtjev dostaviti te podatke. Navedene evidencije trebaju biti vođene ažurno, uredno i razumljivo, a pritom poslodavci samostalno odlučuju o načinu njihovog popunjavanja (pisani ili digitalni oblik).
Poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni. Evidencija mora sadržavati podatke o:
− radnicima i
− o radnom vremenu.
Poslodavac je dužan inspektoru rada na njegov zahtjev dostaviti te podatke. Ministar nadležan za rad pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima i radnom vremenu. Propisana je obveza poslodavca da za svoje radnike i druge osobe čiji rad koristi, a koji s njime nisu u radnom odnosu, vodi evidenciju čiji je sadržaj i način vođenja propisan novim Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Narodne novine, br. 55/2024), koji je stupio na snagu 1. listopada 2024. godine.
Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima razlikuje:
− evidenciju o radnicima (evidenciju o osobama koje su s poslodavcem u radnom odnosu) i
− evidenciju o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, ali poslodavac njihov rad koristi (npr. učenici, studenti).
Podaci o radnicima
Evidencija o radnicima poslodavca sadrži najmanje sljedeće podatke:
1) ime i prezime,
2) osobni identifikacijski broj,
3) spol,
4) dan, mjesec i godinu rođenja,
5) državljanstvo,
6) prebivalište, odnosno boravište,
7) dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada, ako ih je strani radnik obvezan imati,
8) stručno obrazovanje te posebne ispite i tečajeve koji su uvjet za obavljanje posla (uključujući licence, certifikate i slično),
9) datum početka rada,
10) naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava
11) vrsta sklopljenog ugovora o radu
12) datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike
13) datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.
Osim prethodno navedenih podataka, poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi (primjerice - mirovinski staž do početka rada kod poslodavca, obavijest ili potvrda o trudnoći, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu, profesionalna nesposobnost za rad, smanjenje radne sposobnosti uz preostalu radnu sposobnost, smanjenje radne sposobnosti uz djelomični gubitak radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka smanjenja radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka invalidnosti, invalidnost, invalidska mirovina zbog djelomičnog gubitka radne sposobnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o svakom drugom poslodavcu kod kojeg radnik radi u nepunom radnom vremenu i slično).
Osim prethodno navedene evidencije o radnicima, poslodavac treba voditi i evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o:
1. osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa
2. studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih posrednika u skladu s posebnim propisom
3. redovitim učenicima koji kod poslodavca obavljaju povremeni rad posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova u skladu s posebnim propisom
4. redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu
5. djeci i maloljetnicima koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti
6. osobama koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro. Evidencija o gore navedenim osobama sadrži najmanje sljedeće podatke:
1) ime i prezime,
2) osobni identifikacijski broj,
3) spol,
4) dan, mjesec i godinu rođenja,
5) državljanstvo,
6) prebivalište, odnosno boravište
7) naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba…
